商务旅行

 

如何制定商务旅行日程计划

掌握对公司发展有益的信息,寻找更好的营销伙伴,使企业在国际市场上保持不断进取的地位,是领导者的商业性旅行中一项极为重要的工作。而一份合理的旅行行程、工作计划表,会让领导者在有限的时间内,有条不紊地高效率的完成预定任务。

A.   商务旅行计划表的内容

一份清清楚楚的商务旅行行程、工作计划表主要包括六项内容:日期,时间,地点,交通工具,备注。

1)      日期----指某月、某日、星期几

2)      时间----一是指旅行出发、返回的时间,包括因商务活动需要到两个或两个以上国家或地区的抵离时间和中转时间,二是指旅行过程中各项活动或工作时间;三是指旅行期间就餐、休息的时间。

3)      地点----一是指旅行抵达的目的地(包括中转的地点),目的地的名称可以详写,即哪个国家、哪个地区、哪个公司、也可以略写, 即直接写到达公司的名称;二是指旅行过程中开展的各项活动或工作的地点;三是指食宿地点。

4)      交通工具----一是指出发、返回的交通工具;二是指商务活动使用的交通工具。

5)      具体事项----一是指商务活动内容,如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等;二是指私人事务活动

6)      备注----记载注意事项,诸如抵达目的地需要中转、中转站的名称,休息时间,飞机起飞的时间,或需要中转时转机机场的名称、时间、或某国家为旅客提供了特殊服务等,或展开活动时,就餐时要注意携带哪 些有关文件契约,应该遵守对方民族习惯的注意事项等。

B、旅行行程工作表的编制注意事项

要编制一份切实可行的旅行行程工作表,必须注意以下几点:

1)      要明确领导者旅行的意图,目的地,旅行时间,到达目的地后商务活动计划。

2)      了解领导者对交通工具及食宿的要求,熟悉公司对出差的有关规定。

3)      向公司所在国家的有关服务机构或向旅行目的地离有声誉的旅游机构索取有关资料,了解当地乃至其全国的交通工具的运行情况,旅行路线,旅馆环境情况,目的地的货币,外汇管理规则,经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识,需要中转时,尽量选择衔接时间在2小时—4小时的班机,将因中转而导致的时间浪费情况减少到最低限度

4)      制定行程计划时,若能直接利用定期航班的航线来设计旅行路线则尽量做到。

5)      缩排计划时,在时间一栏中必须考虑时差的变化,习机票(车票、船票)时也要注意时差。

6)      拟定几个旅行方案,与领导讨论,最后选定最佳方案。

7)      旅行行程工作计划表制作要清楚离开和到达的时间都应以当地时间为准。